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La unión del deporte y la IT – entrevista con Tomasz Cybulski de ProTrainUp

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Las soluciones modernas se han asentado en el deporte para bien. Las novedades tecnológicas no solo están presentes en los estadios, el equipamiento y los accesorios, sino también en los bolsillos de entrenadores y jugadores. Sobre estos servicios hablo con el cofundador de ProTrainUp, una empresa que ha irrumpido con fuerza en el mercado sport IT polaco. ¡Os invitamos a leer nuestra entrevista con Tomasz Cybulski!

Comencemos aclarando ¿qué es ProTrainUp.

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Tomasz Cybulski
ProTrainUp

ProTrainUp es una empresa que desarrolla soluciones IT para la industria del deporte y, más recientemente, para el sector educativo. En nuestra cartera contamos con tres grandes sistemas informáticos: ProTrainUp – sistema de gestión de clubes deportivos, SportLiveTag – sistema de video análisis deportivo y el Sistema Sokrates – una herramienta que sirve para gestionar los ascensos profesionales, la evaluación de los profesores y la supervisión pedagógica de escuelas y jardines de infancia.

Por favor, cuéntame más sobre el sistema de gestión de los clubes deportivos. ¿A quién está destinado?

El sistema ProTrainUp está destinado a federaciones deportivas y clubes europeos, independientemente de su tamaño y categoría en la que participan.

Las federaciones que ya lo utilizan son: Asociación Polaca de Baloncesto, Asociación de Balonmano de Polonia, Asociación Polaca de Tenis de Mesa. Entre los clubes podemos citar: Slovan Liberec, Nika Kiev, Zagłębie Lubin, Lechia Gdańsk, Korona Kielce, Wisła Płock, Pogoń Szczecin, Jagiellonia Białystok, Śląsk Wrocław, Zagłębie Sosnowiec, Arka Gdynia o Coerver Poland.

Como suministramos el sistema a casi 400 clubes y academias deportivas, somos el líder indiscutible entre las empresas polacas de la industria sport IT.

¿Y en qué forma está disponible?

El sistema puede utilizarse de dos formas distintas. Una versión a través del navegador, ofrece una gama completa de características avanzadas, incluyendo un asistente de dibujos y animaciones y una aplicación móvil. La aplicación sólo posee funciones básicas, pero ofrece unas enormes posibilidades de comunicación, p. ej., notificaciones push de ausencia, cancelación, cambio de fecha, hora o lugar de entrenamiento, convocatoria para un partido.

¿Cuál es la versión que más utilizan los jugadores y los padres?

Entre los jugadores y los padres la aplicación móvil no tiene rival. Es increíblemente cómoda y, a su vez, permite tener siempre toda la información sobre el niño al alcance de la mano. Nos acercamos a 10.000 aplicaciones instaladas.

¿Cuáles son las principales funciones de ProTrainUp?

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El sistema proporciona a los clubes la posibilidad de gestionar plantillas, controlar las fichas, construir una base de ejercicios, crear entrenamientos o comprobar la asistencia a los mismos. ¡La mayoría de las funciones están disponibles con tan solo unos pocos clics!

Al mismo tiempo, también permite proporcionar acceso al sistema a personas empleadas por el club, como contables, fisioterapeutas, ojeadores o entrenadores de preparación motora. Además, tanto los padres como los propios deportistas pueden consultar todas sus estadísticas, horarios o información sobre el saldo de las fichas abonadas.

Entiendo que no todo el mundo utiliza estos servicios. ¿Cómo recuerda, p. ej., las fichas no abonadas?

ProTrainUp facilita distintos canales de comunicación. Los básicos son evidentes, mediante el envío de notificaciones desde la aplicación. Se trata de convocatorias para partidos y sesiones de entrenamiento, información sobre la cancelación de sesiones de entrenamiento o cambios de lugar, fecha u hora.

Como es lógico, los clubes no obligan a los padres a instalar la aplicación móvil, pero facilitar el número de teléfono sí es obligatorio. Teniendo esto en cuenta, la decisión de integrarla con el sistema de mensajes de texto masivos ha sido una decisión natural. Del mismo modo, permitimos a nuestros clientes la oportunidad de comunicarse con los padres, jugadores o empleados a través de un clásico SMS. ¡Ha tenido una gran acogida!  

¡Me alegro escuchar esto! ¿Para qué suelen utilizarse con mayor frecuencia?

De nuestras conversaciones con los clientes y nuestras observaciones, resulta que algunas áreas requieren de un 100% de seguridad de recepción y lectura de los mensajes. Estas son el cobro de deudas y las actividades de marketing.

En primer lugar, los mensajes SMS se utilizan como recordatorio de las fichas pendientes. Para el propósito de esta aplicación, hemos combinado dos módulos – el de mensajes SMS y de fichas. Gracias a ello, literalmente con 2-3 clics es capaz de enviar un recordatorio a todos los despistados.

Supone un enorme ahorro de tiempo para los entrenadores y empleados del club. ¡Tras pocos meses de funcionamiento, los clubes nos han hecho saber que su recaudación en concepto de fichas ha aumentado significativamente! Nos alegra mucho. Lo más curioso es que nosotros también usamos los mensajes SMS para lo mismo que nuestros clientes, es decir, para el cobro de deudas, ironías del destino.

En segundo lugar, informan sobre diversas acciones y eventos. Se refiere principalmente a los viajes a colonias de entrenamiento y a la posibilidad de comprar equipamiento deportivo. Los efectos son beneficios en la imagen, un enorme ahorro de tiempo y una tasa mucho mayor de recepción por parte de los destinatarios que en el caso de las campañas de correo electrónico, por poner un ejemplo.

¿Qué hay de otras áreas de comunicación del club?

También existe otra área en la que los mensajes SMS son de gran utilidad: el envío de mensajes a los empleados con información sobre reuniones u otros asuntos relevantes. En muchos clubes, aunque esto va cambiando año tras año, aun existen amantes de los medios de comunicación tradicionales. También vale la pena recordar que a veces el internet móvil está apagado o no está disponible en los teléfonos. En estos casos, los mensajes de texto funcionan mejor que las notificaciones push o el correo electrónico.

¿Por qué los mensajes de texto cumplen estas funciones mejor que otros canales de comunicación?

Como ya he mencionado, la información recibida directamente en el teléfono se trata de forma muy personal. Tanto más si se trata de atrasos con el club y el remitente es, por ejemplo, el Jagiellonia Białystok. Un nombre reconocible en lugar de un número influye significativamente sobre el rango del mensaje.

Los clubes poseen los datos de contacto de los padres y los jugadores, pero hasta ahora se guardaban en Excel o en los teléfonos de cada uno de los entrenadores. Cada mes tenían que comprobar los saldos de las fichas y enviar un recordatorios a mano. Gracias a la integración con SMSAPI, los entrenadores ahorran varias horas de trabajo al mes, que pueden dedicar a trabajar con los jugadores en el campo de juego o, simplemente, a pasar 2-3 horas más con sus familias. De esta forma, gracias a esta simple funcionalidad, ¡todos ganan! Win – Win 

En cuanto a las cuestiones de comercialización, mediante la automatización del envío también se ha mejorado la accesibilidad del mensaje. No todos los padres activos usan el correo electrónico, por lo que había envíos sin leer.

Gracias al módulo de envío de mensajes SMS masivo, los clubes llegan prácticamente a una recepción del 100% de sus comunicados. Si se adjunta un enlace corto al mensaje SMS, puede redirigirlos directamente a la página de ventas. Algo parecido ocurre con la comunicación dentro del club. La alta eficacia para alcanzar el destinatario determina la ventaja de los mensajes de texto.

¿Por qué nos habéis elegido como proveedores de comunicación SMS?

Lo decidimos por patriotismo local y un enfoque personalizado, que apreciamos mucho. Como somos una empresa de Silesia y tenemos nuestra sede en el legendario Estadio de Silesia, cuando nos enteramos de que SMSAPI tiene su base en Gliwice, ¡inmediatamente tocó nuestro corazoncito!

Además, el representante que vino a nuestra oficina sabe lo que se cuece en el mundo del fútbol. Una oferta individualizada y flexible que nos permite implementar poco a poco la nueva solución ha reafirmado nuestro convencimiento de que elegimos un buen socio tecnológico. También fue un punto muy importante la simplicidad de la implementación de la solución en nuestro sistema… Así que… ADJUDICADO, era difícil tomar otra decisión

¿Hubo alguna dificultad?

Supongo que no sorprenderé a nadie, señalando dos aspectos en los que tuvimos que trabajar un poco para que el sistema de envío fuera totalmente utilizable: los aspectos técnicos y comerciales.

El primero de ellos se debió a la creación de unos algoritmos adecuados para la selección de los destinatarios de los mensajes. Han aparecido varias situaciones problemáticas que debimos tener en cuenta, p. ej., qué pasa si un jugador juega en varios equipos dentro de un club, cuándo informar a los padres y con qué frecuencia, qué pasa si un jugador está oculto temporalmente en el sistema o se lesiona, qué pasa si un padre tiene dos hijos en un club y así sucesivamente… Tuvimos que repensarlo e introducir un par de “IF” de este tipo en el sistema.

Otro aspecto del que estábamos un poco cansados era crear una oferta y paquetes adecuados para nuestros usuarios. En este aspecto, el hecho de que nuestros vecinos fueran la escuela de fútbol del Estadio de Silesia nos ayudó mucho. Gracias a ellos aprendimos cómo es la cuestión del uso cuantitativo de los SMS en la comunicación con los padres. Al conocer las necesidades de la academia, donde entrenan 400 chicos, pudimos escalar con precisión nuestra oferta.

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Para terminar, ¿puedes decirnos vuestros planes para el desarrollo del sistema?

¡Cómo no! Comenzaré con una cita: “quien no escucha a sus clientes, no satisface sus demandas, tarde o temprano quedará fuera del negocio.” Por este motivo mantenemos un diálogo bastante abierto con nuestros usuarios. En el chat del servicio de asistencia o también en un grupo de Facebook les preguntamos qué piensan sobre las funcionalidades nuevas o que planeamos. Escuchamos todas las propuestas de desarrollo. Si tuviera que condensar todos estos comentarios y sugerencias en tres palabras, serían: profesionalización, internacionalización, multidisciplinaridad.

La primera se refiere a la creación de las funcionalidades necesarias a nivel del deporte profesional, como p. ej. el módulo de análisis del cansancio de los jugadores o la integración con soluciones en la nube, en el que se almacenarán terabytes de materiales y análisis de vídeo. Tenemos muchas ideas, pero dejemos los detalles para la comodidad de nuestra oficina.

En cuanto a la internacionalización, tenemos un ojo puesto en mercados de Europa del Este como Rusia, Ucrania y Kazajstán. El primer paso hacia el este ha sido la reciente traducción del sistema al ruso. El siguiente será la cooperación con un representante comercial en los países de habla rusa.

El último elemento del plan de desarrollo es la multidisciplinariedad, es decir, la cooperación con asociaciones nacionales de balonmano, baloncesto, tenis de mesa o voleibol. Esto requiere la transformación de un sistema típico del fútbol en una solución abierta a cualquier deporte. Ya hemos dado los primeros pasos, muy importantes. Y aquí pongo punto final, guiando por la máxima: “Trabaja duro en silencio, deja que los efectos hagan el ruido”.

¡Y soy un gran hincha de estos planes! Gracias por tu tiempo.

¡Gracias por la entrevista!